Faça mais com menos: 5 dicas para economizar no seu budget.


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30 de julho de 2018

Organizar eventos não é uma tarefa simples. Há inúmeros detalhes a considerar e se a equipe não for organizada e disciplinada, algo pode passar despercebido. Quando pensamos na comunicação para eventos, vale o mesmo: é importante ficar atento aos pormenores para economizar o máximo possível e ainda manter a qualidade.

No artigo de hoje, vamos dar algumas dicas pontuais para que você e sua equipe possam racionalizar os recursos e impressionar seu público.

5 dicas para economizar no budget de eventos corporativos

#01 Não improvise, contrate um profissional

Dar um jeitinho é praticamente uma arte e estamos acostumados a pensar que nem tudo requer a assessoria de um especialista. O maior problema em relação a este tipo de pensamento é o fato de que muita coisa pode deixar de receber a atenção prévia necessária. Acontece que consertar um erro pode sair mais caro do que pensar na necessidade de forma antecipada.

Principalmente no que se refere à comunicação em geral, recursos como peças gráficas, aluguel de equipamentos, instalação dos mesmos e até a capacidade elétrica do lugar do evento podem inviabilizar procedimentos posteriores. Inclusive os conteúdos que serão expostos precisam de tempo de produção para que fiquem prontos na hora que tudo começar. Então, antes (muito antes), vale a pena procurar ajuda de quem se dedica à comunicação corporativa.

#02 Produza seus conteúdos com uma só equipe

Na hora de criar peças de audiovisual para projeção no evento, segmentar cada etapa com uma equipe diferente não é uma boa ideia. O melhor é contar com o suporte de uma empresa que seja capaz de pensar e produzir todo o material, de ponta a ponta, de forma unificada.

Assim, o roteiro, a edição, a finalização, captação e trabalho de computação gráfica do conteúdo têm mais coerência e você não vai precisar parar o planejamento geral para buscar um profissional para substituir outro que repentinamente deixou de estar disponível.

#03 Busque Patrocinadores e Apoiadores

Se seu orçamento é folgado, genial. Mas como isso praticamente não acontece, procurar patrocinadores é um caminho para economizar no budget do seu evento. Além da economia em si, pode ser que alguém esteja buscando exatamente um evento como o seu para se tornar patrocinador.

O mesmo vale para apoiadores, e ainda que não injetem recursos financeiros, os mesmos podem fazer que você não precise dirigir parte dos recursos para uma parte do evento. Como forma de compensação, os conteúdos audiovisuais e informativos em geral precisam dedicar um espaço específico à exposição da marca destes parceiros.

#04 Aposte em formatos digitais

Peças gráficas são interessantes, mas costumam ser bastante caras. Quando um evento se apoia em suportes digitais, ganha em economia e melhora a imagem corporativa de quem o promove. Ou seja, com o uso de tecnologia de vanguarda, seu evento será associado à inovação. E se isso ainda representa economia de recursos, melhor ainda. Neste sentido, apostar em digital signage e em uma TV corporativa substitui perfeitamente outro tipo de material gráfico impresso.

#05 Controle todos os gastos

Por último, mas não menos importante: controle seus gastos em detalhe. Há muitos custos que podem surgir durante o evento e é bom ter isso em conta. A partir do orçamento definido previamente, mantenha-se firme ao que foi estabelecido e controle contratos dos fornecedores e a prestação dos serviços dos mesmos para que não falte nada. Se algum serviço entrou no acordo e não foi prestado, diretamente não pague pelo mesmo.

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